「ご査証」の意味と使い方とは?「ご査収」「ご確認」との違いも

「ご査証」という言葉は、ビジネスの現場で時おり目にすることがあります。似た言葉の「ご査収」と混同されているケースもありますが、使用できる場面や対象に違いがあるため注意が必要です。この記事では「ご査証」の意味と使い方のほか、「ご査収」「ご確認」との用法の違いや言い換えに使える類語なども紹介しています。

「ご査証」の意味とは?

「ご査証」とは調査して証明すること

「ご査証(ごさしょう)」は、「査証」に丁寧さを加える接頭辞「ご」が付いた言葉です。「査証」はよく調べることを表す「査」と、事実であることを明らかにするという意味の「証」からなる熟語であることから、よく調べて事実であることを証明することを指す言葉であることがわかります。

一般的に「ご査証」は、話し言葉として使われることが少なく、もっぱらメールや書類などで見受けられる言葉です。

「査証」にはビザという意味も

日本では「査証」をビザという意味でも用います。ビザは渡航先への入国許可証となるものですが、提出された書類を調査して内容が正しいものであることが証明されなければ、発行されません。

場合によっては警察証明書や財政証明書などの提出も求められることがあり、厳しく調査が行われます。

「ご査証」の使い方と例文

「ご査証」を目上の方に使うのは控える

「ご査証」は「ご」がついているため敬語に該当しますが、目上の方に対して使うと失礼になるおそれがあります。

「ご査証」は、購入した商品に問題があった場合や受け取った書類の内容に不備があった場合に、「問題があるのではないですか」と指摘したり、「不備を修正してください」と苦情を言ったりするときに用いられる言葉だからです。したがって目上の方に対しては、もう少し婉曲な表現で言い換えたほうがよいでしょう。

文末の「ご査証」は注意を促す言葉

クレームではない文書の文末に「ご査証のほど、よろしくお願いいたします」とあった場合の「ご査証」は、内容をよく確認してくださいという意味合いで使われているものです。

重要なビジネス文書では誤りがないことはもちろん、誤解やあいまいさが残らないようにすることが大切であるため、より精密な確認が必要なときには「ご査証」を使って注意を促すことができます。なお、文末であっても上司など目上の方への使用は控えてください。

履歴書の添え状に「ご査証」は不適切

履歴書を送付する際に同封する添え状の末尾には、「内容物を確認して受け取ってください」という意味の言葉を記述することが一般的です。

しかしここで、「ご査証のほど、よろしくお願いいたします」としては誤りとなります。「ご査証」を使うと「よく調べて内容が正しいことを証明してください」という意味になってしまい、履歴書の提出にそぐわない文章となってしまうからです。

「ご査証ください」の返信にはお詫びを

商品の納品や書類の提出後に「ご査証ください」というメールを受け取った場合、商品や内容に不備があったと考えなければなりません。つまり、クレームを受けたときと同様の対応が必要となるのです。

まずは時間を置かず、お詫びの言葉とともに早急に対応する旨を記載して返信しましょう。その後、抜かりなく商品の交換や書類の訂正を行うとともに、再度の確認やご迷惑をお掛けしたことのお詫び、お付き合いの継続などをお願いする文面のメールを送ります。

「ご査証」を使った例文

  • お送りいただいた見積書ですが、部品の個数に誤りがありますのでご査収ください。
  • 不備があった商品を返送いたしますので、ご査証のほどよろしくお願いいたします。
  • 会長からいただいた寄稿に対して、「ご査証ください」などと言ってはいけない。

「ご査証」と「ご査収」の違いとは?

「ご査収」とは確認して受け取ること

「ご査収(ごさしゅう)」とは、「査収」に接頭辞「ご」が付いた敬語表現です。「査証」はよく調べることを表す「査」と、受け取るという意味の「収」からなる熟語で、確認して受け取ることを表した熟語です。

履歴書の添え状には「ご査証」ではなく「ご査収」の使用が適切ですが、字面と語感が似ているためか誤用が見受けられます。

「ご査収」は相手に渡すものがある際に使う

「ご査収」は書類や商品のほか、メールに添付したデータなど相手に受け取ってほしいものがあるときに使います。添付データがないメールで記載内容を確認してほしいような場合、「ご査収」を使うと相手に無用な気遣いをさせてしまうため注意が必要です。

なお「査収」は送る側が使う言葉であり、受け取った側が「確かに査収いたしました」とするのは誤りとなります。

「ご査収」の対象は相手のチェックが必要

「ご査収」で渡すものは内容をチェックする必要があるものです。そのため、セールス目的のサンプルや資料に対して「ご査収」を使うことはできません。

この場合には、「お時間のあるときにご覧いただければ幸いです」や「ご笑納ください」などの表現が適切でしょう。

「ご査収」にクレームの意図はない

「ご査証」は、相手の不備に対して確認と改善を求めるときに使います。しかし「ご査収」は、こちらから渡す物品や書類・データなどを「確認したうえで受け取ってください」というものです。つまり「ご査収」は、「ご査証」のようにクレームを意図するものではありません。

「ご査証」と「ご確認」の違いとは?

「ご確認」は確かめて認めること

「ご確認(ごかくにん)」は、「確認」に接頭辞「ご」が付いた言葉です。「確認」は確かめることを表す「確」と、認めるという意味の「認」からなる熟語で、よく確かめてその通りであると認めることを指します。

「ご確認」は書面のほか口頭でも使いやすい言葉で、目上の方に対して使っても失礼にはあたりません。

「ご確認」もクレームの意図は含まない

「ご確認」は「ご査収」と同様、「ご査証」のようなクレームの意味合いはありません。また「ご査収」とも異なって、商品やデータなどの相手に渡すものがなくても使うことができます。

ビジネスでよく見られる用法は「メールをお送りしたので、ご確認のほどお願いいたします」「商品のご確認をお願いします」などです。

「ご確認」は「ご査証」の言い換えられる

「ご確認」は、「ご査証」を使うと失礼となる目上の方や上司などに対して使うことができます。また、渡す物品やチェックの必要の有無にかかわらず使うことも可能です。

「ご確認ください」ではやや不躾に感じられるときには、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」や「ご確認いただければ幸いです」といった表現にするとよいでしょう。

「ご査証」の類語

「ご精査」は詳しく調査すること

「精査(せいさ)」に接頭辞「ご」が付いた「ご精査」は、詳しく調査することやよく調べて考えることを指す敬語表現です。「精」という文字には「詳しい」「つぶさ」という意味があり、「精密」「精巧」などの熟語からも文字の意味合いがうかがえます。

「精査」は報告書や資料などの書類に対してよく用いられ、自分が調べるときだけでなく、目上の方を含む自分以外の人に確認を依頼するときにも使うことができます。

「ご検収」は検査して受け取ること

「ご検収(ごけんしゅう)」の意味は検査して受け取ることで、「ご査収」とよく似ています。しかし「ご検収」に使用場面は、発注による物品・データやサービスが納品されるときに限られるものです。また「検収させていただきました」というように、検収した側も使うこともできます。

まとめ

「ご査証」の意味と使い方に加え、「ご査収」「ご確認」との違いや類語などについて紹介しました。「ご査証」は使い方が難しいうえ、「ご査収」のように紛らわしい言葉もあることから、使われる機会が少なくなっています。

ビジネスでは敬語においてもわかりやすさが求められるため、社内や関係者の間でどのような語句が使われているかを確認し、それに合わせることがベストでしょう。