「ご報告」の意味や敬語の使い方とは?メールの件名や締めの表現も

「ご報告いたします」と業務の進捗を知らせることは多いものですが、「ご報告させていただく」「ご報告まで」と形を変えて使う場合には目上への配慮が必要な場合があります。「ご報告」の意味、敬語の種類、その使い方を例文で解説します。また特に気をつけたい「ご報告まで」や類語、英語訳も併せて紹介しましょう。

「ご報告」の意味とは

「ご報告」の意味は「知らせること」

「ご報告」の「報告」とは「知らせること」を意味します。特に、すでに終了した事柄の結果を知らせること、また任務や業務の経過を知らせることを指す表現です。

「ご報告」の「ご」は丁寧語の意味

「ご報告」は「報告」に接頭辞「ご」をつけた表現です。この場合の「ご」には丁寧に言い表す意味が込められています。報告する相手に対して敬意を示す意味で、丁寧に表現したい場合に「ご報告」と使います。

「ご報告」は謙譲語や尊敬語として使える

「ご報告」の「ご」は丁寧の意味を持ちますが、謙譲語「いたす」とともに「ご報告いたします」のフレーズで、謙譲表現として使うことも可能です。また、相手の報告に対して「ご報告ありがとうございます」と使うと、尊敬語としてのニュアンスにとることができます。後に続く表現を変えることで、自分の行為にも目上の行為にも使うことが可能です。

「ご報告」の使い方と例文

「ご報告します」「ご報告いたします」は自分の報告に

「ご報告」の最たる使用例が「ご報告いたします」です。自分が報告する場合の表現で、たとえば「この度、結婚の運びとなりましたことをご報告いたします」などと使うことができます。

「○○についてご報告します」と使用することもありますが、「ご報告”します”」よりも「ご報告”いたします”」の方が丁寧です。

「ご報告申し上げます」はより丁寧な印象に

より丁寧な表現では、「ご報告申し上げます」が挙げられます。「言う」の謙譲語「申し上げる」と使った言い回しで、「ご報告いたします」同様に、謙譲表現として使うことができます。

例文

プロジェクトの進捗状況についてご報告申し上げます。

「ご報告させていただきます」と使うことも

「ご報告させていただきます」は、報告の冒頭などこれから報告する際によく使われる表現です。たとえば、会議で報告する際や報告のメールを送る際に「先月の実績についてご報告させていただきます」「A社の件については山田よりご報告させていただきます」などと使うことができます。

なお、「させていただく」とは、相手に許可を得て何かをする際の表現です。「ご報告させていただきます」は相手に許可を得る意味で用いられることは稀であるため、厳密には不適切ということになります。しかし、一般に広く許容されている表現であることから、使用しても失礼に当たることはないでしょう。

「ご報告ありがとうございます」と相手に返す

自分が報告するのではなく、相手から報告を受けた場合にはまず「ご報告ありがとうございます」と返すのが通例です。「ご報告いただきありがとうございます」の言い回しで感謝を伝えることもあります。部下など目下からの報告には「ご報告ありがとう」のフレーズでもよく用いられます。

例文

進捗の件、ご報告いただきありがとうございました。

「ご報告いただく」は依頼する際にも使う

「ご報告いただく」の表現は、相手に報告をお願いする際にも使用できます。たとえば「ご報告いただきますようお願いいたします」とは相手に依頼する際の表現です。

また、取引先からの報告予定を上司に伝える場合は「○○様には週明けにご報告いただく予定です」のように使います。

「ご報告」のメールでの使い方と注意点

メールの件名に「ご報告」と記載する

ビジネスにおけるメールでは、その件名で用件が判断できるようにするのがひとつのマナーです。そのため、「○○についてご報告させていただきます」とメールの冒頭で切り出すだけでなく、メールの件名に「ご報告」と記載することも多いでしょう。

例文

件名:**に関するご報告
本文:○○部長

お疲れ様です。
先日の**についてご報告いたします。

(以下、報告内容)

上司や目上の人に「ご報告まで」を使うのは失礼

「ご報告まで」は主にメールの締めの言葉として用いられます。「ご報告まで」とは「ご報告とさせていただきます」を省略した表現です。「取り急ぎご報告まで」として、急ぎで伝えたい事柄を第一報としてメールで送る例がよく見受けられます。

ただし、この「ご報告まで」は先述のように文章の一部を省略した表現であるため、目上の人には不適切です。取り急ぎの報告であっても、ビジネスシーンでの使用は避けたい表現です。

メールの締めに使える「ご報告」の表現

「ご報告まで」を使わずに、「急ぎでとりあえず報告します」というユアンスを出したい場合には、「取り急ぎのご報告にて失礼いたします」という表現が使用できます。

また、「ひとまずの報告とし、詳細は後で…」というニュアンスでは「まずはご報告申し上げます」のフレーズを使ってもよいでしょう。加えて「詳細は追って連絡します」と続けることも多いです。

例文
  • まずは取り急ぎのご報告とさせていただき、詳細は追ってご連絡いたします。
  • まずは結果のみのご報告にて失礼いたします。詳細につきましては、恐れ入りますが今しばらくお待ちください。

「ご報告」の類語や言い換えとは

「ご連絡」は必要な情報を知らせること

「ご報告」の類語には「ご連絡」が挙げられます。「連絡」とは「情報を知らせること」という意味で、この「連絡」に接頭辞「ご」をつけたのが「ご連絡」です。

「ご報告」と「ご連絡」はどちらも似た意味の表現ですが、厳密に言うと伝える内容に違いがあります。「連絡」はその時々で発生した事柄や情報を伝える、というニュアンスがですが、「報告」は自分が置かれた状況や進捗具合、結果などを知らせる場合に使用されます。

「連絡」があらゆる情報に使われるのに対し、「報告」は依頼されたことや命令されたことに対して使うのが特徴です。

「お知らせします」に言い換えられる場合も

「ご報告」は「お知らせします」に言い換えられる場合もあります。たとえば「この度、結婚の運びとなりましたことをご報告いたします」は結婚する本人が使うフレーズですが、第三者が報告する場合は「総務部○○さんがご結婚されましたことをお知らせします」と言い換えることができます。

相手や敬語の有無によっても変わりますが、業務に関する報告では「A社の件についてご報告します」を「A社の件について共有します」といった言い換えも可能です。

「ご報告」の英語訳

「ご報告」の英語訳は「report」や「inform」

「ご報告」を英語で表現する場合には「report」や「inform」などの単語を使用します。

また、「ご報告ありがとうございます」は「Thank you for the progress report.」と英訳できます。よりフランクな言い回しで「Thanks for letting me know.(ご報告ありがとう=知らせてくれてありがとう)」とすることも可能です。

「ご報告」の英語例文

  • I’d like to report on the new project.(新しいプロジェクトについてご報告いたします)
  • Let me inform you of the ongoing project.(プロジェクトの進捗についてご報告させてください)

まとめ

「ご報告」は「知らせること」を意味する「報告」に丁寧の接頭辞「ご」をつけた言葉です。主に、業務の進捗や結果について知らせる際に用いられ、自分が報告する際は「ご報告いたします」、相手からの報告を受けた場合には「ご報告ありがとうございます」などと表現します。目上の人へのメールで「ご報告まで」と締めるのは失礼になるため気をつけましょう。